FAQ für Vergabestellen: Häufige Fragen & Antworten zu EMMIE

Nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer der Vergabestellen erhalten über individuelle Zugangsdaten Zugriff auf die übermittelten Angebote. EMMIE gewährleistet die Vertraulichkeit gemäß § 10 VgV, indem die Daten SSL-verschlüsselt sind und gegen Manipulationen von innen und außen geschützt werden.

Vergabestellen können die Integrität der Angebote jederzeit überprüfen. Für Bieterinnen und Bieter ist es ebenfalls möglich, die Unveränderlichkeit der selbst abgegebenen Daten zu verifizieren. Damit erfüllen EMMIE – Die VergabeSuite und EMMIE – Direktkauf die Anforderungen an Vertraulichkeit und Integrität gemäß § 10 Abs. 1 VgV.

Unsere Webanwendungen werden auf hochverfügbaren Servern der AM GmbH in Deutschland betrieben, mit 24/7-Monitoring, Failover-Mechanismen und skalierbarer Infrastruktur. Notfallmanagement und Supportprozesse sorgen für eine permanente Systemverfügbarkeit im Sinne von § 10 Abs. 1 VgV und stellen damit die Verfügbarkeit des Systems sicher.

Die hochverfügbaren Rechenzentren der AM GmbH sind mit Technologien ausgestattet, die Ressourcen entsprechend der Anforderungen von Anfragen bereitstellen können. Diese automatisierte Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen während Lastspitzen garantiert eine maximale Stabilität von EMMIE, auch bei starken Zugriffen auf die Online-Vergabeplattform.

EMMIE ermöglicht eine diskriminierungsfreie Angebotsabgabe ohne eine vorherige Registrierung, was den Zugang erheblich erleichtert und unnötige Hürden abbaut. Für den sicheren Datei-Upload sind gängige Dateiformate möglich, um die Gleichbehandlung bei der Nutzung verschiedener Computersysteme sicherzustellen. Zudem prüft eine serverseitige Sicherheitsprüfung alle hochgeladenen Dateien beim Upload.

Die Online-Vergabe-Management-Plattform EMMIE ist vollkommen webbasiert und barrierefrei nutzbar, um eine Gleichbehandlung gemäß § 10 VgV sicherzustellen. Alle Bieterinnen und Bieter erhalten Ihren Zugang zur Online-Vergabe-Plattform durch eine sichere E-Mail-Einladung. Die Teilnahme erfolgt ohne technische Hürden oder diskriminierende Anforderungen.

EMMIE verwendet und unterstützt weit verbreitete und normierte Datenformate (wie zum Beispiel: PDF, XML oder ZIP-Dateien). Das sichert gemäß § 10 VgV die Lesbarkeit, Verarbeitbarkeit und Unveränderbarkeit der Inhalte über die gesamte Verfahrensdauer.

Nein, für die Datenverarbeitung in EMMIE ist keine spezielle Software erforderlich. Alle Formate sind sowohl für die Vergabestellen als auch für die Bieterinnen und Bieter problemlos verarbeitbar, ohne dass eine spezielle Software installiert oder genutzt werden muss.

Nur bekannte Bieterinnen und Bieter werden durch die Vergabestellen eingeladen. Nach einer Angebotsabgabe erhalten diese einen Zugangscode, der mit Daten aus der EMMIE-Datenbank verknüpft ist. Dieser Code ist eindeutig zugeordnet und erlaubt eine eindeutige Authentifizierung gemäß § 11 VgV.

Alle getätigten Aktionen in EMMIE werden protokolliert für die Vergabestellen. Damit wird sichergestellt, dass die Identitäten von Bieterinnen und Bietern jederzeit nachvollzogen werden können.

Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich via SSL/TLS-Protokollen. Der Zugriff ist strikt auf autorisierte User der jeweiligen Vergabestellen beschränkt und entspricht der neuesten Datensicherheit. Damit sind Daten während einer Übertragung gemäß § 11 VgV geschützt.

Die verschlüsselte Speicherung von Daten erfolgt auf sicheren Servern in den Rechenzentren der AM GmbH. Zugriffsrechte zu den Verfahren erhalten nur berechtigte User. So stellt EMMIE gemäß § 11 VgV sicher, dass Angebote jederzeit der gesetzlich vorgeschriebenen Vertraulichkeit und Verschlüsselung entsprechen.

Der Zeitpunkt jeder Abgabe wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen und serverseitig dokumentiert. So wird die fristgerechte Angebotsabgabe lückenlos nachweisbar im Sinne der Nachverfolgbarkeit gemäß § 11 VgV. Der Zeitstempel wird stets nachvollziehbar systemseitig vergeben, eine nachträgliche Änderung ist ausgeschlossen.

Abgegebene Angebote sind bis zur formalen Öffnung durch die Vergabestelle in EMMIE unveränderlich gespeichert. Nur die Vergabestelle kann nach Fristablauf auf diese Inhalte zugreifen. Jede Datei ist so gesichert, dass weder durch EMMIE, noch durch die Vergabestelle oder Bieterinnen und Bieter verändert werden kann. Eine Manipulation, woher auch immer, wäre sofort sichtbar. Das garantiert die Unveränderlichkeit gemäß § 11 VgV.

Alle Systemaktionen in EMMIE – Die VergabeSuite und EMMIE – Direktkauf werden automatisch protokolliert und mit Zeitstempeln versehen. Dadurch ist der gesamte Vergabeprozess dokumentiert und revisionssicher nachvollziehbar.

Die Protokolle in EMMIE erfassen alle Interaktionen vollständig und bieten eine maximale Transparenz für interne oder externe Prüfungen der Dokumentation und Revisionssicherheit.

Nein, EMMIE ermöglicht Bieterinnen und Bietern eine Teilnahme am Vergabeprozess ohne Registrierungspflicht. Für die Angebotsabgabe ist keine vorherige Registrierung erforderlich. Das Einreichen eines Angebots ist über einen sicheren Einladungslink ohne Registrierung auf der EMMIE-Plattform möglich.

Angebote können direkt per E-Mail, sicheren Datei-Upload oder einfach als reiner Text ohne Upload abgegeben werden. Diese Art der Angebotsabgabe senkt die Einstiegshürde für Bieterinnen und Bieter. Zudem fördert dieses Verfahren die Beteiligung von Freiberuflichen sowie kleinen und mittleren Unternehmen am Vergabeprozess enorm.

EMMIE zeichnet sich durch eine besonders einfache Nutzung über die barrierefreie Benutzeroberfläche aus. Die Anwendung ist intuitiv und ohne Schulungen nutzbar. Es sind keine technischen Vorkenntnisse erforderlich, weder seitens der Mitarbeitenden in den Vergabestellen, noch für Bietende.

Nein, es gibt keine Software-Installation und die Administration sowie Systemwartung werden komplett durch die AM GmbH übernommen. EMMIE wird von Vergabestellen sowie Bieterinnen und Bietern komplett über handelsübliche Webbrowser aufgerufen und genutzt. Das erhöht die Nutzungsfreundlichkeit und erspart die Einbindung von IT-Abteilungen auf beiden Seiten.

EMMIE verarbeitet nur die notwendigsten Daten und speichert diese ausschließlich in den nach ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren der AM GmbH in Deutschland. Die Datenverarbeitung entspricht den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und unterliegt strengen Zugriffskontrollen.

Mehr zum Datenschutz : DSGVO-Konformität von EMMIE