EMMIE Features & Highlights
EMMIE revolutioniert Vergabeprozesse im öffentlichen Sektor durch eine innovative Vergabe-Plattform, die Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit perfekt verbindet.
Mit der Online-Vergabeplattform EMMIE steuern Sie Ihre Verfahren im Unterschwellenbereich durchgängig in einem einzigen System, von der ersten Bedarfsmeldung über die Markterkundung bis zur rechtssicheren Archivierung. EMMIE unterstützt Direktaufträge ebenso wie Verfahren nach UVgO und VOB/A. Damit deckt die Lösung über 95 Prozent der relevantesten Vergabeprozesse in diesem Segment verlässlich ab.
Für teilnehmende Unternehmen bleibt die Hürde bewusst niedrig: Angebote lassen sich unkompliziert per E-Mail oder über einen sicheren Datei-Upload einreichen. Eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich, was insbesondere kleineren und regionalen Betrieben die Beteiligung spürbar erleichtert. Vertraulichkeit ist dabei stets gewährleistet, denn eingereichte Angebote bleiben bis zum offiziellen Fristende systemseitig verschlossen. Für die Angebotsöffnung und die Zuschlagserteilung steht Ihnen ein optionales Vier-Augen-Prinzip zur Verfügung.
Die gesamte Kommunikation läuft direkt über EMMIE und bleibt lückenlos dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Ihre revisionssichere Vergabeakte baut sich dabei automatisch im Hintergrund auf. Auch die gesetzlich geforderten Daten für die Vergabestatistik erfassen und übermitteln Sie direkt aus dem System.
Ein differenziertes Rollen- und Rechtemodell stellt sicher, dass Mitarbeitende genau die Daten einsehen und bearbeiten, die für ihre Aufgaben relevant sind. EMMIE funktioniert browserbasiert, verlangt keine Installation und ist sofort startklar. Durch den klaren Fokus auf die tatsächlichen Anforderungen im Unterschwellenbereich bleibt die Oberfläche übersichtlich, intuitiv und ist im Arbeitsalltag mühelos zu bedienen.
Neu: Bedarfsmeldung
Unser neues Modul sorgt dafür, dass Ihre Beschaffung genau dort beginnt, wo der Bedarf entsteht. Bedarfe aus den Fachämtern können strukturiert als Bedarfsmeldung erfasst und freigegeben werden und anschließend ohne Medienbruch in ein Vergabeverfahren übertragen werden.
Features und Highlights
Bedarfsmeldung
Bedarfe aus den Fachbereichen erfassen Sie über ein geführtes Formular, lassen sie genehmigen und überführen sie ohne erneute Eingabe ins Verfahren. Mehr dazu auf der Seite zum Modul Bedarfsmeldung.
Markterkundung
Vor dem eigentlichen Verfahren erkunden Sie den Markt direkt in EMMIE. Sie laden Unternehmen ein, sammeln deren Auskünfte und legen alles nachvollziehbar ab, sodass die Ergebnisse später ins Verfahren einfließen.
Eignungsprüfung
Die Eignung der Unternehmen prüfen Sie mit eigenen Bewertungslogiken, von der vorläufigen Einschätzung bis zum formal nachgewiesenen Ergebnis. So berücksichtigen Sie nur Angebote, die Ihre Anforderungen erfüllen.
Niedrigschwellige Teilnahme
Unternehmen beteiligen sich ohne Registrierungspflicht und geben ihr Angebot per E-Mail oder sicherem Upload ab. Das erhöht die Zahl der eingehenden Angebote, gerade bei kleineren Verfahren.
Integrierte Bieterkommunikation
Einladungen, Rückfragen, Antworten sowie Zu- und Absagen laufen vollständig über EMMIE und sind automatisch dem richtigen Verfahren zugeordnet. Die Kommunikation ist dabei mehrsprachig möglich, etwa auf Deutsch und Englisch.
Vier-Augen-Prinzip bei Öffnung und Zuschlag
Angebotsöffnung und Zuschlagserteilung lassen sich an eine zweite Person binden, vor Ort oder über einen digitalen Freigabeprozess. Damit sind die sensibelsten Schritte eines Verfahrens fest abgesichert.
Revisionssichere Vergabedokumentation
Die Dokumentation über alle Schritte von der Anlage des Verfahrens bis zur Zuschlagserteilung entsteht automatisch im Hintergrund und steht für interne Prüfungen ebenso bereit wie für Rechnungshöfe und Zuwendungsgeber.
Individuelle Fachdokumentation
In EMMIE können die Dokumentationsanforderungen an die jeweilige Vergabeart und den Auftragswert angepasst werden. So dokumentieren Sie genau das, was für Ihr Verfahren erforderlich ist.
Archivierung
Ausgewertete Markterkundungen und Verfahren verschieben Sie ins Archiv, wo sie mit dem Status liegen, in dem Sie sie archiviert haben. In der aktiven Übersicht bleiben dadurch nur die Vorgänge, an denen noch gearbeitet wird.
Unterstützung relevanter Vergabearten
- Direktaufträge (Direktkäufe)
- Webshop-Bestellungen
- Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (TW) nach UVgO
- Freiberufliche Leistungen nach UVgO
- Beschränkte Ausschreibung nach UVgO
- Freihändige Vergabe ohne TW nach VOB
- Beschränkte Ausschreibung ohne TW nach VOB
Wir sind ausgezeichnet
EMMIE – Die VergabeSuite trägt die Siegel "Software Made in Germany" und "Software Hosted in Germany" des Bundesverbands IT-Mittelstand e.V.
Auf allen Ebenen die richtige Wahl
Eine Vergabelösung ist nur dann die richtige Wahl, wenn sie auf jeder Ebene einer Vergabestelle überzeugt. EMMIE ist aus der Praxis der Vergabestellen entstanden und entwickelt sich mit neuen Anforderungen durch gesetzliche Änderungen und im Austausch mit Vergabestellen weiter, sodass jede Funktion einen echten Arbeitsschritt abbildet. Was das für Ihren Bereich bedeutet, erfahren Sie in unserem Infomaterial, das Sie kostenfrei herunterladen können.
Auf der sicheren Seite
Vergabestellen verarbeiten täglich vertrauliche Informationen, deshalb ist Datenschutz bei EMMIE von Anfang an Teil der Software. EMMIE wird ausschließlich in den ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren der AM GmbH in Deutschland betrieben, und personenbezogene Daten sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt.
Eine integrierte Metadatenbereinigung entfernt zudem automatisch vertrauliche Informationen aus ausgehenden Dokumenten, sodass interne Daten Ihrer Mitarbeitenden die Vergabestelle nicht ungewollt verlassen.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt die Verantwortlichkeiten klar, und Sie arbeiten rechtssicher, ohne dass Sie sich um die technische Umsetzung kümmern müssen.
Ihr Ansprechpartner
Daniel Hahn
IT Sales Manager
Sie haben Fragen zu einzelnen Funktionen und möchten wissen, wie diese in EMMIE abgebildet werden oder wünschen sich eine gesamte Führung durch unsere Online-Vergabe-Plattform?
Melden Sie sich bei uns und unser Produkt-Experte wird sich schnellstmöglich bei Ihnen zurückmelden. Alternativ können Sie auch direkt eine Live-Demo vereinbaren.
