Das Modul Bedarfsmeldung – Beschaffung beginnt dort, wo Bedarf entsteht
In unserer Online-Vergabe-Plattform sorgt das Modul Bedarfsmeldung dafür, dass die Beschaffung genau dort beginnt, wo der Bedarf entsteht.
Bedarfe aus den Fachbereichen werden strukturiert als Bedarfsmeldung erfasst, durchlaufen eine systematische Prüfung und Freigabe und fließen anschließend ohne Medienbruch direkt in Ihr Vergabeverfahren.
Die Ausgangslage in vielen Vergabestellen
Die Ausgangslage in vielen Vergabestellen zeigt, dass Bedarfsmeldungen von Fachämtern noch heute häufig über den Papierweg, E-Mail oder Schattensysteme laufen. Eine strukturierte Erfassung mit Nachvollziehbarkeit für die Vergabeakte und direktem Anschluss an das Verfahren fehlt dabei. EMMIE – Die VergabeSuite ist da, um genau dieses Problem in öffentlichen Vergabestellen zu lösen.
Medienbrüche
Die manuelle Übertragung von Angaben aus E-Mails oder sonstigen Kontaktwegen ist zeitaufwendig, fehleranfällig und kann durch Medienbrüche für Doppelungen in den Unterlagen sorgen.
Fehlende Herleitung
Der initiale Anlass einer Beschaffung bleibt oft im Dunkeln, weil die offizielle Vergabeakte erst während des Prozesses entsteht und im Nachhinein nicht mehr alles wahrheitsgetreu hergeleitet werden kann.
Kein Statusüberblick
Der Bearbeitungsstand von Meldungen bleibt für Bedarfsträger oft unsichtbar, was zu statusbezogenen Rückfragen auf unterschiedlichsten Wegen führt.
Ein Modul, das Ordnung in die Beschaffung bringt
Bevor ein Verfahren überhaupt beginnt, entscheidet sich bereits, wie strukturiert die spätere Beschaffung verläuft. Wenn Bedarfe unvollständig oder per E-Mail verstreut in der Vergabestelle ankommen, beginnt die Arbeit mit dem Nachfassen fehlender Angaben. Das Bedarfsmeldungs-Modul bringt Ordnung in die Beschaffung und führt jede Meldung von der Erfassung bis zur Genehmigung durch einen klar geführten Ablauf, sodass die Grundlage für das spätere Verfahren von Anfang an vollständig und dokumentiert vorliegt.
Strukturierte Erfassung
Fachbereiche erfassen ihre Bedarfe über ein klar geführtes Formular. Titel, Begründung und geschätzter Wert liegen von Anfang an vollständig und einheitlich vor.
Zwei Meldewege
Fachämter ohne EMMIE-Zugang nutzen ein öffentliches Formular ohne Login. Eingeloggte User melden ihren Bedarf intern und behalten ihre Vorgänge in der persönlichen Übersicht „Meine Bedarfsmeldungen“ im Blick.
Gesicherte Belege
Dokumente wie Leistungsbeschreibungen oder Haushaltsfreigaben werden direkt im Antrag hinterlegt. So erfolgt die Genehmigung auf vollständiger Grundlage und die Vergabeakte ist von Beginn an komplett.
Nachvollziehbarkeit
Ein revisionssicherer Verlauf hält fest, wer wann etwas eingereicht, genehmigt oder abgelehnt hat. Ablehnungen werden begründet und bleiben so für den Bedarfsträger transparent.
Keine doppelte Arbeit
Abgelehnte Anträge lassen sich als vorbefüllte Kopie anpassen und mit Bezug zum Original neu einreichen. Das gilt für die Inhalte ebenso wie für die hinterlegten Anhänge.
Übersicht und Archiv
Abgeschlossene Anträge gehen ins Archiv über und bleiben dauerhaft einsehbar. In der aktiven Liste erscheinen nur laufende und offene Vorgänge.
Von der Markterkundung bis zum Verfahren
Der Weg führt durchgängig von der Markterkundung bis ins Verfahren, ohne dass Angaben ein zweites Mal erfasst werden müssen. Die Bedarfsmeldung schließt dabei die Lücke zwischen der Vorbereitung einer Beschaffung und dem eigentlichen Vergabeverfahren.
Den Anfang macht die Markterkundung, in der sich Marktverfügbarkeit, Preisniveau und mögliche Anbieter klären lassen. Dieser Schritt ist optional und kann einer Beschaffung vorausgehen. Darauf folgt die Bedarfsmeldung, bei der der Bedarf gemeldet, belegt und im Genehmigungsworkflow freigegeben wird, auf Wunsch direkt aus der Markterkundung heraus. Aus der genehmigten Meldung entsteht schließlich das Verfahren, wobei die Daten automatisch in den Anlage-Dialog fließen.
Ab einer konfigurierbaren Wertgrenze lässt sich dieser Weg verbindlich vorgeben, sodass erst die genehmigte Bedarfsmeldung und dann das Verfahren steht. Die Verfahrensanlage bleibt dabei flexibel, denn der genehmigte Bedarf kann sofort angelegt oder zunächst nur festgehalten werden.
Für Fachbereiche und Bedarfsträger
- Ein einfacher, geführter Meldeweg, mit oder ohne EMMIE-Zugang.
- Statusklarheit über die eigenen Meldungen, ohne Nachfragen.
- Unterlagen sind direkt im Antrag hinterlegbar.
Für Vergabestellen
- Eine vollständige Entscheidungsgrundlage statt verstreuter Einzelangaben.
- Eine saubere Vergabeakte bereits ab dem ersten Schritt.
- Weniger Doppelarbeit und Rückfragen, dafür mehr Nachvollziehbarkeit im gesamten Verfahren.
Ihr Ansprechpartner
Daniel Hahn
IT Sales Manager
Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Demo, wie EMMIE den Beschaffungsauftakt in Ihrer Verwaltung strukturiert, von der ersten Meldung bis zum Verfahren.
