EMMIE für Unternehmen, Selbständige und Freiberufliche
Sie haben eine Anfrage zur Angebotsabgabe von EMMIE bekommen? Diese Anfrage stammt von einer Vergabestelle, die EMMIE für ihr Vergabe-Management nutzt. Sie können wählen zwischen: Angebot per E-Mail abgeben, Angebot via sicheren Datei-Upload abgeben, Angebot als Freitext abgeben oder nicht teilnehmen.
Auf dieser Seite geben wir Ihnen wichtige Informationen zum Ablauf und auf häufige Fragen zur Nutzung von EMMIE durch Unternehmen, Selbständige und Freiberufliche.
Ihre Vorteile bei der Angebotsabgabe mit EMMIE
- Einfache Angebotsabgabe: Der Prozess ist intuitiv aufgebaut und Sie werden Schritt für Schritt durch die Abgabe Ihres Angebots geführt, inklusive Datei-Uploads und Bestätigungen per E-Mail.
- Höchste Datensicherheit: Die Übertragung und Speicherung von Angebotsunterlagen erfolgt verschlüsselt und gesichert.
- Rechtssicherheit im Vergabeverfahren: EMMIE wurde speziell für rechtssichere elektronische Vergaben entwickelt. Alle Vorgänge werden dokumentiert und bleiben damit nachvollziehbar.
- Keine Installation, kein Papier, keine Komplexität: Die EMMIE-Plattform läuft vollständig in Ihrem Browser, ohne Download, Installation oder eine spezielle Software.
- Transparenz für beide Seiten: Sie sehen jederzeit, ob Unterlagen korrekt übertragen wurden, welche Fristen gelten und ob weitere Informationen erforderlich sind.
- Einheitliche Struktur: Die Vergabestellen arbeiten mit EMMIE innerhalb einer klaren Struktur, die Missverständnisse minimiert und den Aufwand für Unternehmen, Selbständige und Freiberufliche stark reduziert.
Anleitung zur Angebotsabgabe mit EMMIE
Die E-Mail einer Vergabestelle an Sie enthält den Einladungslink, mit dem Sie am Vergabeverfahren teilnehmen oder die Angebotsabgabe ablehnen können. Die Registrierung auf der EMMIE-Plattform ist nicht notwendig, da EMMIE Sie über den Einladungslink in der E-Mail identifizieren kann. Mit der folgenden Anleitung möchten wir Sie beim Verfahren der Angebotsabgabe sowie einer Ablehnung der Teilnahme unterstützen.
Wenn Sie teilnehmen möchten:
- Erstellen Sie in Ruhe Ihr Angebot.
- Abhängig von den rechtlichen Bedingungen der Vergabestelle können Angebote entweder nur per E-Mail, nur per Datei-Upload, oder über beide Wege abgegeben werden.
- Je nach Art des Vergabeverfahrens ist die Angebotsabgabe auf verschiedenen Wegen möglich. Die jeweiligen Anleitungen sind folgend beschrieben:
Angebotsabgabe per E-Mail (mit/ohne Anhang)
- Sobald Ihr Angebot fertiggestellt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Angebot senden“ (nur E-Mail-Abgabe), bzw. „Angebot per E-Mail senden“ (E-Mail- und Upload-Abgabe).
- Es öffnet sich ein E-Mail-Dialog in Ihrer E-Mail-Anwendung mit einem vorausgefüllten Betreff. Bitte ändern Sie diesen Betreff nicht, da dieser für die korrekte Zuordnung Ihres Angebots wichtig ist.
- Tragen Sie Ihr Angebot entweder direkt in die E-Mail ein oder fügen Sie dieses als Dateianhang hinzu.
- Senden Sie die E-Mail ab.
Bitte beachten Sie: Senden Sie keine Fragen an die Vergabestelle in dieser E-Mail mit Ihrem Angebot. Da diese E-Mails vom EMMIE-System automatisch verarbeitet werden, sieht die Vergabestelle Ihre Frage dann nicht. Nutzen Sie bitte ausschließlich die Schaltfläche „Frage stellen“.
Angebotsabgabe per Datei-Upload in EMMIE
- Sobald Sie Ihr Angebot fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Angebot senden“ (nur Abgabe per Upload), bzw. „Angebot direkt hochladen“ (E-Mail- und Upload-Abgabe).
- Nach dem Klick der Schaltfläche werden Sie auf die EMMIE-Plattform weitergeleitet. Hier können Sie Ihr Angebot als Datei hochladen oder direkt als Textnachricht abgeben.
- Senden Sie das Eingabeformular ab.
Nach der Angebotsabgabe
- Unabhängig von der Einreichungsmethode erhalten Sie eine Empfangsbestätigung per E-Mail.
- Diese Empfangsbestätigung enthält einen Link und einen Zugangscode zu Ihrer persönlichen Übersichtsseite in EMMIE, auf der Sie die eingereichten Dateien nochmal einsehen können.
- Dort können Sie auch überprüfen, ob die Übertragung Ihrer Daten korrekt war.
- Folgend erläutern wir, welche Handlungen Sie auf Ihrer persönlichen Übersichtsseite vornehmen können:
Falls Sie nicht teilnehmen möchten:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ich möchte nicht teilnehmen“ in Ihrer Einladungs-E-Mail. Sie werden daraufhin zu EMMIE – Die VergabeSuite weitergeleitet, wo Sie Ihre Absage bestätigen können.
- Sollten Sie sich später umentscheiden und doch teilnehmen wollen, können Sie dies innerhalb der Vergabefrist problemlos tun. Verfahren Sie dann einfach wie im folgenden Abschnitt beschrieben.
Wenn Sie Rückfragen haben:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fragen stellen“ in Ihrer Einladungs-E-Mail. Sie werden daraufhin zu unserer Plattform weitergeleitet, auf der Sie Fragen über EMMIE an die Vergabestelle richten können.
- Klicken Sie dazu auf „Neue Rückfrage“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen passenden Betreff zu Ihrer Frage und Ihre Anfrage formulieren können. Anschließend senden Sie das Formular ab.
- Die Vergabestelle wird von EMMIE über Ihre Frage informiert. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald Ihre Frage von der Vergabestelle beantwortet wurde.
Ihre persönliche Übersichtsseite in EMMIE
Auf Ihrer persönlichen Übersichtsseite können Sie verschiedene Handlungen vornehmen:
- Wenn für die Vergabestelle direkte Angebots-Uploads zugelassen sind, können Sie hier weitere Angebote oder Ergänzungen hochladen.
- Wenn die Art der Vergabe es zulässt, haben Sie auf Ihrer persönlichen Übersichtsseite die Möglichkeit, Ihr Angebot zurückzuziehen.
- Optional besteht auf Ihrer Übersichtsseite auch die Möglichkeit, eine direkte Kommunikation mit der Vergabestelle aufzunehmen.
Sicherheit und Datenschutz Ihrer Angebotsabgabe
Alle personenbezogenen Daten von Unternehmen, Selbständigen und Freiberuflichen werden ausschließlich für das jeweilige Vergabeverfahren verarbeitet und nicht für andere Zwecke verwendet. Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten und der eingereichten Angebotsdaten wird sowohl bei der Übertragung, als auch bei der Speicherung sichergestellt. Zudem wird mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) dafür gesorgt, dass die Sicherung Ihre Daten kontinuierlich überprüft wird. Dazu gehören insbesondere folgende Maßnahmen:
- Verschlüsselungstechniken bei der Übertragung
- Daten-Verschlüsselung bei der Speicherung
- Fortlaufende Sicherheitsupdates in der IT
- Protokollierung aller relevanten Schritte
- Zugriffschutz durch Rollen- und Rechtemanagement
Detaillierte Informationen erhalten Sie hier: DSGVO-Konformität von EMMIE
FAQ zu EMMIE für Unternehmen
Die Senden-Schaltfläche in der Einladungs-E-Mail funktioniert nicht, was tun?
Der häufigste Fall ist, dass E-Mailprogramme Schaltflächen und Links in E-Mails blockieren. Darauf haben wir leider keinen Einfluss. Sie können die E-Mail jedoch manuell senden. Gehen Sie dabei bitte folgt vor:
Öffnen Sie bitte eine neue E-Mail in Ihrem E-Mailprogramm und kopieren Sie die Kennzeichnung der Vergabe (EMV-XXXXXX-V) aus der Einladungs-E-Mail in den Betreff Ihrer neuen E-Mail. Tragen Sie anschließend Ihr Angebot in die zu sendende E-Mail ein oder fügen Sie es als Anhang hinzu und versenden Sie die Nachricht. Durch die Kennzeichnung der Vergabe können wir Ihr Angebot der korrekten Vergabe zuordnen. Sie erhalten anschließend eine Eingangsbestätigung per E-Mail und wissen damit, dass die Übertragung erfolgreich war.
Wenn ich die Senden-Schaltfläche klicke, öffnet sich eine Auswahl mit E-Mail-Programmen, was tun?
Diese Auswahl wird von Ihrem Computer/Gerät erzeugt. Sie können hier festlegen, welches E-Mail-Programm Sie für das Versenden des Angebots nutzen möchten. Wählen Sie Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm aus. Eventuell müssen Sie sich vor dem Versand noch einmal in diesem Programm anmelden.
Wie groß dürfen die E-Mail-Anhänge maximal sein?
Wir empfehlen, dass Sie die Größe Ihrer E-Mail-Anhänge auf maximal 10 MB beschränken. E-Mail-Programme oder Webanwendungen zum Versenden von E-Mails haben ganz unterschiedlich hohe Grenzen für den Versand von Anhängen per E-Mail.
Ich habe den Betreff der E-Mail unbeabsichtigt verändert, ist das schlimm?
Der Betreff der E-Mail enthält wichtige Informationen zur Zuordnung Ihres Angebots. Wenn dieser geändert oder gelöscht wurde, kann Ihr Angebot möglicherweise nicht verarbeitet werden. Bitte klicken Sie die Senden-Schaltfläche erneut und senden Sie eine neue E-Mail, damit der Betreff wieder korrekt angezeigt wird.
Sollte die Senden-Schaltfläche bei Ihnen nicht funktionieren, finden Sie einen Workaround in dieser FAQ bei der Frage „Die Senden-Schaltfläche in der Einladungs-E-Mail funktioniert nicht, was tun?“
Wie erhalte ich die Empfangsbestätigung nach dem Absenden meines Angebots?
Nach dem erfolgreichen Versand der E-Mail mit Ihrem Angebot oder der Einreichung per Datei-Upload / Textnachricht erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung per E-Mail. Diese Bestätigung enthält außerdem den Link zu Ihrer persönlichen Übersichtsseite.
Weitere Informationen zu Ihrer persönlichen Übersichtsseite
Kann ich mein Angebot nachträglich ändern
Wenn die Vergabeart es zulässt: Ja. Dann können Sie Ihr Angebot auf Ihrer persönlichen Übersichtsseite zurückziehen und ein neues Angebot einreichen.
Ebenso ist es dann auch möglich, dass Sie eine weitere Angebots-E-Mail senden (Wichtig: gleicher Betreff!). Diese E-Mail kann Ergänzungen zu Ihrem bereits abgegebenen Angebot oder ein komplett neu überarbeitetes Angebot enthalten.
Was mache ich, wenn ich keine Empfangsbestätigung erhalten habe?
Sollten Sie keine Empfangsbestätigung erhalten haben, prüfen Sie zunächst den Spam-Ordner Ihres E-Mail-Postfachs. Sollte die Empfangsbestätigung auch dort nicht zu finden sein, kontaktieren Sie bitte die Vergabestelle, um sicherzustellen, dass Ihr Angebot eingegangen ist.
Was passiert, wenn ich auf „Ich möchte nicht teilnehmen“ klicke?
Wenn Sie auf die Schaltfläche/den Link „Ich möchte nicht teilnehmen“ in der Einladungs-E-Mail klicken, werden Sie zu einer Seite auf der EMMIE-Plattform weitergeleitet. Dort können Sie die Ihre Absage bestätigen. Die Vergabestelle wird dann über Ihre Entscheidung informiert.
Zu den Anleitungen: Teilnahme ablehnen | Hilfe zur Angebotsabgabe
Ist EMMIE überhaupt für mein Unternehmen geeignet?
EMMIE ist grundsätzliche für alle Unternehmen, Selbständige und Freiberufliche geeignet. Die EMMIE-Plattform ist so einfach gehalten, dass diese auch von Bieterinnen und Bietern ohne Vergabe-Erfahrungen genutzt werden kann. Ohne Registrierungspflicht beschränkt sich der Aufwand Ihrer Teilnahme zudem auf ein Minimum.
Unternehmen aller Größen
Von Einzelunternehmern sowie kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU) bis zu Konzernen, EMMIE reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum für Vergabestellen und Bietenden gleichermaßen.
Selbständige und Freiberufliche
Gerade wenn Sie an wenigen Vergaben im Jahr teilnehmen, profitieren Sie von der unkomplizierten und effizienten Angebotsabgabe mit EMMIE.
Teilnahme ohne Vergabe-Erfahrung
Selbst ohne Vorkenntnisse lässt sich die Angebotsabgabe dank unserer detaillierten Anleitung zur Teilnahme schnell und sicher durchführen.
